Når vi snakker om designprosjekter, beveger vi oss ofte i et landskap der både informasjon og beslutninger er i konstant endring. I dette landskapet er usikkerhet IKKE et unntak – det er selve terrenget!
Og akkurat som en god oppdager ikke frykter kartets hvite flekker, men heller bruker kompass og intuisjon, må en designer utvikle strategier for å navigere gjennom det uforutsigbare.
Hva er nå egentlig usikkerhet spør du kanskje?
I følge Kolltveit, Lereim og Reve (1999) defineres usikkerhet som differansen mellom den informasjonen man trenger for å ta en sikker beslutning og den informasjonen som faktisk er tilgjengelig. I boka PROSJEKT illustreres dette tydelig: Usikkerhet oppstår ikke bare fordi vi mangler informasjon, men fordi informasjonen vi har, er ufullstendig, utilgjengelig eller utilstrekkelig.
Designor-filosofien: Usikkerhet = Viten – Informasjon + Kompetanse
I DesigNor sin strategi-filosofi bygger Stian videre på dette ved å innføre begrepet viten (ref. Grønhaug og Kolltveit, 1987), forstått som summen av informasjon og kompetanse. Når vi står i usikkerhet, er det ikke alltid mer informasjon som hjelper oss – det er ofte bedre forståelse og intuitiv innsikt som utgjør forskjellen.
Her kommer NLP (Nevro-lingvistisk programmering) inn som et nyttig rammeverk: Gjennom teknikker for indre ressursmobilisering, reframing og tilstandsstyring, lærer vi å justere vår subjektive opplevelse av usikkerhet, ikke bare ytre faktorer.
Med NLP kan vi “re-programmere” vår respons til usikkerhet fra frykt til nysgjerrighet – og der ligger nøkkelen til ekte designledelse.
Reframing (NPL-teknikk) – å gi usikkerhet ny mening:
Stian har erfart at mye av trykket i designprosjekter ikke handler om hva som skjer – men hvordan man tolker det. Når en kunde for eksempel gir vage eller motstridende tilbakemelding som: “Det ser ikke helt riktig ut, men jeg klarer ikke å sette fingeren på hva det er” eller “Det er noe feil med strukturen i papirkvaliteten” – kunne det vært lett å ta det som kritikk. Men Stian velger i stedet å reframe situasjonen: Dette er ikke kritikk – det er et uttrykk for at kunden ikke helt vet hva de vil ha ennå. Og nettopp der ligger mulighetsrommet!
I stedet for å bli frustrert, ser han det som en invitasjon til å lede prosessen videre. Kanskje med nye skisser, eller ved å stille spørsmål som får kunden til å oppdage hva de egentlig ønsker. Dette perspektivskiftet har gjort at han møter usikkerhet med nysgjerrighet – ikke motstand.
Tilstandsstyring (NLP-teknikk) – å regulere seg selv – FØR man styrer prosjektet:
Et viktig prinsipp for Stian er at man ikke kan skape klarhet i et prosjekt hvis man selv er i kaos. Derfor jobber han aktivt med tilstandsstyring – det vil si å være bevisst på egen sinnstilstand og bruke teknikker for å hente seg inn når presset øker, volumet på stemmebruk blir agresiv eller at tiden er i ferd med å renne ut frem mot en deadline.
Når ting hoper seg opp, og han kjenner på indre uro, vet han at det første han må gjøre er å få ro på innsiden. Kanskje det betyr å gå en tur, ta en solariumstime, puste dypt, eller spille litt piano for å komme tilbake i flyt. Det handler ikke om å være perfekt – men om å være bevisst. Og nettopp den evnen til å regulere seg selv gjør at han ofte klarer å holde hodet kaldt når andre mister oversikten.
Når Stian klarer å holde roen i møte med usikkerhet, smitter det ofte over på resten av teamet – og på kunden. I stedet for å eskalere stress, bidrar han med stabilitet og oversikt. Det betyr ikke at han alltid har alle svarene, men at han tåler uforutsigbarhet uten å miste fotfestet. Den energien skaper tillit – og åpner rom for gode løsninger, selv når alt føles litt i det blå som det veldig ofte gjør i en hektisk designbransje.
De fire typene usikkerhet:
Som en del av å styrke egen prosjektkompetanse har Stian blant annet fordypet seg i PROSJEKT av Bjørn Andersen og Bjørn T. Kolltveit. Der presenteres en enkel modell som deler usikkerhet i to typer: det som skjer rundt oss (ekstern usikkerhet), og det vi selv har kontroll på (intern usikkerhet). Når disse kombineres, får vi fire ulike typer prosjektsituasjoner:
- A₁: Lav ekstern, lav intern
Alt er rolig – både utenfra og innad. Dette er typiske oversiktlige prosjekter hvor lite uforutsett skjer. - A₂: Høy ekstern, lav intern
Vi har stålkontroll internt, men verden utenfor er uforutsigbar. Som å være godt organisert på et nytt og ukjent sted. - B₁: Lav ekstern, høy intern
Omgivelsene er stabile, men det er rot og usikkerhet internt i prosjektet. Ting kunne gått fint, men det skorter på struktur. - B₂: Høy ekstern, høy intern
Fullt kaos – både inni prosjektet og rundt oss. Det høres skummelt ut, men det er også her det er mest rom for nytenkning og spennende løsninger. Stian har opplevd alle 4 typer prosjektsituasjoner som produksjonsdesigner i Schjærven Reklamebyrå og har helt sikkert en historie på lur hvis noen spør… (uten å nevne kundenavn da).
Et godt eksempel på B₂ er oppstartsbedrifter som jobber med ny teknologi i et marked som fortsatt formes. I slike prosjekter er det ekstra viktig å kunne snakke åpent om usikkerhet – og å ha et team som ikke lar seg vippe av pinnen. Charlotte Mjaaseth i ReMedia er eksepsjonelt dyktig på dette! Jeg vil nevne henne spesiellt fordi hun var en utrolig inspirerenede mentor for meg de gangene jeg hadde gleden av å jobbe sammen med henne som produksjonsdesigner i Scjærven Reklamebyrå. “Hang with the people that are better than YOU – and YOU will become better…” Det sa faren min til meg mange ganger i ungdomsårene. Han er nå pensjonist, men var en utrolig dyktig prosjektleder i IF skadeforsikkring – Edvin Skaget har også vært medforfatter på bok om prosjektledelse – så eplet faller ikke så langt ifra stammen.
Stians nøkkeltiltak for usikkerhetshåndtering i DesigNor-prosjekter:
- Kartlegg usikkerhetsprofilen i starten
Bruk både objektive analyser og subjektive teamrefleksjoner. Hva vet vi? Hva tror vi? Hva føler vi? - Skap rom for åpen usikkerhet
Ikke gjem det uforutsigbare bak illusjonen av kontroll. Gi teamet språk for å snakke om det ukjente. - Skill mellom risiko og mulighet
Ikke all usikkerhet er negativ. Noe av det største potensialet ligger skjult i det uavklarte. - Bruk NLP-teknikker (reframing og tilstandsstyring) for intern mestring
Ledere og designere må trene på å håndtere indre uro. En trygg designer tåler utrygge omgivelser. - Design for fleksibilitet
Akkurat som et godt mønster i klær kan tilpasses mange kropper, bør en prosjektplan kunne justeres med letthet.
Avslutning
Stian tok PRINCE2-sertifisering i Oslo i 2020, og det ble et viktig steg på veien mot å forstå hvordan prosjekter faktisk fungerer i praksis. Ikke som rigide planer, men som levende arbeidspakker som stadig må justeres underveis.
I dagens verden, der teknologi, markeder og menneskers behov endrer seg fra uke til uke, handler det ikke om å ha full kontroll – det handler om å være til stede i det som skjer. De som tør å navigere i usikkerhet, uten å miste retning og ro, vil ha et klart fortrinn. Det handler om å være trygg midt i det uforutsigbare – med tilpasningsevne, nysgjerrighet og en tydelig visjon.
